Tahapan, Proses & Manfaat dari Manajemen Pengadaan (Procurement)

Image by freepik.com

Proses Manajemen Pengadaan adalah metode pembelian barang dari pemasok eksternal di pasar. Tahapan - tahapannya melibatkan pengelolaan pemesanan, penerimaan, peninjauan, dan persetujuan barang yang dibeli dari pemasok.

Selain itu, proses ini juga menentukan bagaimana hubungan dengan berbagai pemasok harus dikelola secara efisien untuk memastikan agar layanan tingkat tinggi diterima dengan baik. Inti dari keseluruhan proses tersebut terletak pada kenyataan bahwa kamu mendapatkan apa yang telah kamu bayarkan.

Manajemen pengadaan dapat membantu perusahaan menghemat uang saat membeli barang dan jasa dari berbagai pihak eksternal di pasar, serta mengurangi risiko dalam rantai pasokan.

Proses Manajemen Pengadaan (Procurement)

Berikut ini adalah Tahapan dalam proses Manajemen Pengadaan, yaitu:

1. Evaluasi Kebutuhan

Tidak semua barang dan jasa harus dibeli dari pihak luar. Perusahaan perlu mempertimbangkan pro dan kontra pembelian atau penyewaan barang yang dibutuhkan dari pasar luar. Keputusan ini harus hemat biaya dan bermanfaat dalam jangka panjang.

2. Pemilihan Pemasok

Perusahaan harus memahami persyaratan yang tepat dan mempertimbangkan berbagai alternatif. Ada banyak pemasok yang tersedia di pasar, namun pemilihan harus didasarkan pada riset dan pemahaman pasar secara menyeluruh.

3. Penawaran dan Seleksi

Perusahaan dapat meminta penawaran dari vendor dan menggunakan kriteria seleksi untuk memilih pemasok terbaik.

4. Negosiasi dan Kontrak

Setelah melakukan proses evaluasi, manajemen perusahaan bisa memilih pemasok yang mereka anggap terbaik. Tahap selanjutnya adalah mendiskusikan persyaratan, syarat, pembayaran, dan jadwal pengiriman.

5. Hubungan dengan Pemasok

Manajemen pengadaan penting untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok dan merumuskan perjanjian yang memenuhi persyaratan serta tingkat kepuasan diantara kedua belah pihak.

Bagaimana Kita Bisa Memastikan Manajemen Pengadaan Berjalan Efisien?

Untuk memastikan bahwa seluruh proses berjalan dengan lancar, maka kita perlu mengawasi kemajuan pengadaan barang yang dibutuhkan. Ini tentu melibatkan pemeriksaan terhadap pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi ketentuan kontrak dan dapat memenuhi jadwal pengiriman dengan tepat.

Jika ada perbedaan atau masalah, kita harus berkomunikasi dengan pemasok sesuai metode yang telah ditetapkan pada saat penandatanganan kontrak dan pesanan pembelian.

Selain itu, fleksibilitas dan kesiapan dalam menghadapi setiap perubahan yang muncul sangat penting. Perusahaan harus terbuka terhadap perubahan skenario pasar saat ini. Ini mencakup kemajuan teknologi di industri dan perubahan dalam sifat tenaga kerja.

Dalam hal teknologi, kita juga perlu mempertimbangkan peralatan dan mesin baru yang diperkenalkan di pasar agar alur kerja dan operasi bisnis berjalan lebih efisien.

Sama halnya dengan sifat tenaga kerja, perusahaan harus merekrut pekerja yang terampil, efisien, dan terlatih.

Manajemen pengadaan akan menjadi lebih baik jika perusahaan memiliki tim berbeda yang berspesialisasi dalam berbagai bidang dan operasi bisnis. Pendekatan ini akan memudahkan manajemen pengadaan dan memastikan setiap tim menangani pembelian yang relevan dengan keahlian yang dibutuhkan.

Tahapan Manajemen Pengadaan, antara lain:

1. Identifikasi Kebutuhan dan Persyaratan

Saat perusahaan mengetahui kebutuhan dan persyaratan barang, langkah pertama adalah mengidentifikasi vendor yang sesuai dengan operasi bisnis. Pemilihan produk yang berkualitas dengan harga terbaik menjadi fokus, sambil memastikan pemasok bisa mengirimkan pesanan tepat waktu.

2. Penemuan dan Kualifikasi Pemasok

Melalui internet atau berbagai database, kita menyusun daftar pemasok potensial. Kualifikasi pemasok menjadi kunci untuk memastikan kerjasama yang efektif.

3. Permintaan Proposal

Meminta proposal dari berbagai pemasok penting untuk memastikan pembelian barang dengan kualitas terbaik dan harga yang sesuai. Proses negosiasi dimulai dengan mempertimbangkan kondisi pasar dan anggaran perusahaan.

3. Negosiasi dengan Pemasok

Untuk mencapai harga, persyaratan, dan pengiriman terbaik, negosiasi dengan pemasok terpilih sangat penting. Aspek ini membantu mengevaluasi kepercayaan dan faktor bisnis lainnya.

4. Penandatanganan Kontrak

Jika kedua belah pihak setuju dengan semua persyaratan, termasuk harga, pengiriman, dan kualitas, maka kemudian perusahaan akan menandatangani kontrak resmi.

5. Pengiriman

Selama proses pengiriman, evaluasi produk yang diterima penting untuk memastikan sesuai dengan rencana dan standar kualitas, serta tepat waktu.

6. Analisis Hasil

Setelah proyek selesai dan barang tiba, evaluasi keseluruhan proses diperlukan. Catatan pengamatan membantu perbaikan di proyek masa depan dengan vendor yang sama.

Manfaat Pengadaan, antara lain:

1. Mencapai Tujuan Bisnis

Manajemen Pengadaan membantu perusahaan memenuhi harapan pemangku kepentingan dan mencapai tujuan bisnis jangka panjang dan pendek.

2. Penghematan

Pengurangan kesalahan pengiriman dan peningkatan kualitas produk dan layanan menghasilkan penghematan biaya dan waktu.

3. Nilai Lebih Tinggi dan Rendahnya Risiko Rantai Pasokan

Hubungan erat dengan mitra strategis membantu meminimalkan risiko dalam rantai pasokan.

Demikianlah ulasan tentang Tahapan, Proses & Manfaat dari Manajemen Pengadaan (Procurement). Semoga ulasan singkat ini bermanfaat untuk para pembaca semua.