Pengertian, Jenis, Proses dan Fungsi Pergudangan yang Perlu Di Pahami

Image by freepik.com

Pergudangan bukan hanya sekadar tempat penyimpanan, melainkan alat canggih yang memainkan peran sangat penting dalam rantai pasokan. 

Gudang berfungsi sebagai jembatan antara produksi dan pengiriman barang. Dengan efisiensi yang terencana, pergudangan membantu menghemat waktu dan uang perusahaan.

Apa itu Pergudangan? 

Pergudangan adalah proses penyimpanan barang dan bahan melalui penggunaan gudang atau fasilitas penyimpanan besar. 

Operasi gudang melibatkan manajemen inventaris, pusat distribusi, dan ruang penyimpanan lainnya. Profesional pergudangan harus menguasai logistik gudang dan sistem manajemen yang efektif.

Layanan pergudangan mencakup berbagai macam aktivitas, mulai dari aktivitas penerimaan dan penyimpanan barang hingga penyiapan pesanan untuk pengiriman dan pelacakan tingkat stok. 

Gudang yang dikelola dengan baik memastikan inventaris tersedia saat dibutuhkan dan disimpan dengan efisien. Manajemen rantai pasokan juga harus diawasi ketat agar barang dikirim tepat waktu dan sesuai anggaran.

Ketika memilih penyedia pergudangan, pertimbangkan kebutuhan ruang penyimpanan, jenis produk, dan jangkauan geografis gudang. Pastikan gudang dilengkapi dengan peralatan dan personil yang diperlukan untuk mengelola inventaris, memproses pesanan, dan menjaga keselamatan karyawan.

Mengapa Pergudangan Itu Penting?

Seperti yang sudah disampaikan diatas, Pergudangan bukan hanya sekedar tempat penyimpanan, melainkan fondasi bagi kesinambungan bisnis. 

Dengan pergudangan yang efisien, bisnis dapat menjaga persediaan tetap optimal tanpa harus mengorbankan ruang atau biaya. 

Berikut ini adalah alasan mengapa pergudangan penting untuk bisnis, antara lain:

1. Optimasi Persediaan

Pergudangan memungkinkan bisnis untuk menyimpan barang dengan bijaksana. Dengan mengelola persediaan di gudang, bisnis dapat menghindari keharusan menyimpan jumlah besar barang di lokasi lain. Ini berarti lebih sedikit ruang yang diperlukan dan lebih banyak fleksibilitas dalam alokasi dana.

2. Perlindungan Inventaris

Barang yang disimpan di gudang lebih aman dari kerusakan. Gudang dirancang khusus untuk menjaga barang dengan baik. 

Dibandingkan dengan lingkungan ritel yang rawan kerusakan, gudang memberikan perlindungan yang lebih baik terhadap faktor-faktor seperti cuaca, kelembaban, dan manipulasi manusia.

3. Manajemen Biaya

Sistem manajemen gudang membantu mengurangi biaya. Dengan menyimpan barang di gudang, bisnis dapat menghindari biaya sewa atau pembelian ruang penyimpanan tambahan. 

Selain itu, pergudangan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja tambahan untuk mengelola inventaris.

4. Efisiensi Rantai Pasok

Pergudangan berperan sebagai pusat distribusi. Dengan mengatur barang dengan baik, bisnis dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan efisien. Ini memastikan rantai pasok berjalan lancar dan pelanggan puas.

Jadi, pergudangan bukan hanya tentang tempat penyimpanan, melainkan tentang mengoptimalkan sumber daya dan memastikan bisnis beroperasi dengan lancar.

5 Proses Kunci dalam Pergudangan

Pergudangan bukan hanya tentang menyimpan barang, melainkan juga mengelola alur barang dengan efisien. 

Berikut ini adalah lima proses kunci dalam pergudangan, yaitu:

1. Penerimaan

Langkah pertama adalah penerimaan. Di sini, barang-barang yang masuk ke gudang diterima, diperiksa, dan didokumentasikan dengan cermat. Teknologi modern memungkinkan otomatisasi proses penerimaan melalui pemindai kode batang dan sistem pelacakan.

2. Penyimpanan

Proses putaway melibatkan penempatan barang di lokasi penyimpanan yang ditentukan. Gudang menggunakan strategi seperti FIFO (first-in-first-out) atau LIFO (last-in-first-out) untuk memastikan inventaris bergerak dengan benar. Sistem mekanis sering digunakan untuk menyimpan barang secara otomatis.

3. Pengambilan

Proses pengambilan melibatkan mengambil barang dari gudang untuk pemenuhan pesanan. Gudang menggunakan strategi seperti pengambilan zona, pengambilan cluster, dan pengambilan gelombang untuk mengoptimalkan efisiensi. Sistem mekanis dan alat otomatis membantu mempercepat proses ini.

4. Pengepakan

Proses pengepakan melibatkan mengemas pesanan dengan aman dan terjamin. Gudang memilih bahan pengemas yang sesuai untuk melindungi barang selama transit dan mencegah kerusakan. Sistem otomatis membantu mengemas pesanan dengan cepat dan akurat.

5. Pengiriman

Langkah terakhir adalah pengiriman. Gudang harus mengirimkan pesanan dengan aman dan efisien agar pelanggan menerima barang tepat waktu. 

Operator pengiriman seperti UPS, FedEx, atau USPS digunakan, dan perangkat lunak pengiriman bisa membantu untuk melacak paket yang dikirimkan.

Peran dan Perbedaan antara Gudang & Pusat Distribusi

Gudang dan pusat distribusi adalah dua komponen penting dalam rantai pasokan. Mari kita pelajari perbedaan diantara keduanya dalam ulasan berikut ini:

1. Gudang

Fungsi

Gudang digunakan untuk menyimpan berbagai jenis barang, termasuk bahan mentah, produk jadi, suku cadang, dan komponen untuk pembuatan.

Peran Utama

Gudang memainkan peran penting dalam menjaga tingkat persediaan tetap optimal. Dengan gudang, bisnis dapat mengelola persediaan dengan efisien, menghindari keharusan menyimpan jumlah besar barang di lokasi lain.

Ukuran dan Lokasi

Gudang biasanya lebih besar dan terletak dekat dengan pabrik atau pelabuhan. Ini memudahkan akses ke sumber barang yang disimpan.

2. Pusat Distribusi

Fungsi

Pusat distribusi bertanggung jawab untuk mendistribusikan barang ke pengecer dan pelanggan akhir.

Peran Utama

Pusat distribusi memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar secara tepat waktu dan efisien. Mereka mengoptimalkan proses pengiriman dan koordinasi logistik.

Ukuran dan Lokasi

Pusat distribusi dapat berlokasi di mana saja yang nyaman bagi operasional distribusi. Ukurannya cenderung lebih kecil daripada gudang karena hanya perlu menyimpan persediaan secukupnya untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Jadi, perbedaan utama antara gudang dan pusat distribusi adalah peran dan fungsinya dalam rantai pasokan. Gudang digunakan untuk menyimpan persediaan, sedangkan pusat distribusi berfokus pada distribusi barang.

Elemen Kunci dalam Pergudangan

1. Perencanaan Kapasitas

Proses menentukan jumlah ruang yang diperlukan untuk menyimpan persediaan. Ini melibatkan pertimbangan ukuran, berat produk, dan ketersediaan ruang.

2. Menerima Pengiriman Masuk

Bagian penting dalam pergudangan. Bisnis harus menerima pengiriman dari pemasok, termasuk pembongkaran kiriman, pengecekan akurasi, dan penyimpanan produk di gudang.

3. Pelacakan Inventaris

Bisnis perlu memantau tingkat inventaris agar dapat memenuhi permintaan pelanggan. Pelacakan juga membantu menghindari kehabisan stok dan penggunaan berlebihan.

4. Penyimpanan Produk

Setelah menerima kiriman, produk perlu disimpan dengan baik. Gudang dapat menggunakan rak, tempat sampah, atau sistem penyimpanan lainnya, tergantung pada jenis produk.

5. Kontrol Iklim

Suhu dan kelembaban gudang harus diatur dengan baik. Ini melindungi produk sensitif dari kerusakan dan mencegah pertumbuhan jamur serta lumut.

6. Reorganisasi

Ketika inventaris berubah, bisnis perlu mengatur ulang ruang gudang agar lebih efisien. Pemindahan produk di sekitar gudang menjadi kunci.

7. Pengambilan dan Pengiriman Keluar

Saat pelanggan memesan, produk diambil dari gudang dan dipersiapkan untuk pengiriman. Proses pengiriman melibatkan pemuatan produk ke truk, pemberian label, dan penjadwalan pengiriman.

Jenis-Jenis Pergudangan

Berikut ini adalah jenis - jenis pergudangan yang perlu diketahui, antara lain:

1. Gudang Pribadi

Ini adalah fasilitas penyimpanan yang dimiliki oleh satu perusahaan. Gudang pribadi digunakan untuk menyimpan inventaris perusahaan secara eksklusif.

2. Gudang Umum

Fasilitas penyimpanan yang disewakan kepada beberapa perusahaan. Gudang umum sering digunakan oleh bisnis yang tidak memiliki ruang sendiri untuk menyimpan inventaris.

3. Gudang Koperasi

Ini adalah fasilitas penyimpanan yang dimiliki oleh sekelompok perusahaan. Gudang koperasi umumnya digunakan untuk menyimpan persediaan usaha yang berada dalam industri yang sama.

4. Pusat Distribusi

Pusat distribusi berfungsi untuk menyimpan dan mendistribusikan produk. Biasanya digunakan oleh pengecer dan grosir.

Peran Pergudangan dalam Rantai Pasokan

Pergudangan memainkan peran penting dalam rantai pasokan. Gudang berperan sebagai tempat penyimpanan persediaan dan pusat distribusi barang. Tanpa gudang, bisnis akan kesulitan menyimpan persediaan dan mendistribusikan produk ke pelanggan.

Berikut adalah beberapa fungsi industri pergudangan, diantaranya:

1. Pusat Pengiriman

Gudang berfungsi sebagai pusat pengiriman. Di sini, kiriman dari supplier disimpan hingga dibutuhkan oleh pelanggan.

2. Jalur Perakitan

Gudang sering digunakan sebagai jalur perakitan. Produk disimpan di gudang sampai diperlukan untuk proses produksi. Setelah itu, produk diambil dari gudang dan digunakan dalam produksi.

3. Ruang Penyimpanan Sewa

Bisnis dapat menyewa ruang di gudang untuk menyimpan inventaris. Gudang menyediakan tempat yang aman dan terjamin untuk menyimpan barang.

Keuntungan Pergudangan

Beberapa keuntungan pergudangan adalah sebagai berikut:

1. Peningkatan Akurasi Inventaris

Pergudangan membantu meningkatkan akurasi inventaris. Bisnis dapat melacak tingkat stok dengan lebih baik dan memastikan persediaan yang tepat.

2. Mengurangi Biaya Overhead

Dengan pergudangan, biaya overhead dapat ditekan. Fasilitas penyimpanan tidak perlu disewa atau disewakan, menghemat pengeluaran.

3. Tingkat Kepegawaian yang Lebih Baik

Bisnis dapat mengalihkan kebutuhan pergudangan kepada penyedia logistik pihak ketiga. Ini memungkinkan fokus pada inti bisnis tanpa beban administrasi gudang.

4. Perlindungan Barang

Gudang dirancang untuk melindungi barang dari kerusakan. Keamanan dan penanganan yang baik menjaga kualitas produk.

5. Lokasi Pusat

Gudang sering terletak di lokasi strategis. Ini memudahkan distribusi produk kepada pelanggan.

6. Arus Barang yang Unggul

Desain gudang memastikan arus barang yang efisien. Produk disimpan dan didistribusikan dengan lancar.

7. Jasa Logistik Gudang

• Manajemen Gudang

Melibatkan manajemen persediaan, pesanan, dan tata letak gudang.

• Operasional Gudang

Termasuk menerima, menyimpan, memilih pesanan, dan pengiriman.

• Sistem Manajemen Gudang

Mengoptimalkan penyimpanan dan distribusi barang. Lacak inventaris dan kelola pesanan dengan baik.

Peran Gudang dalam Bisnis eCommerce

• Menyimpan Inventaris

Gudang penting untuk menyimpan persediaan. Stok yang tepat memastikan ketersediaan produk.

• Pengiriman dan Penerimaan

Gudang digunakan untuk mengirim dan menerima produk. Pengiriman tepat waktu adalah kunci.

• Pusat Distribusi

Gudang berperan sebagai pusat distribusi. Produk sampai ke pelanggan dengan efisien.

• Penanganan Pengembalian

Gudang memproses pengembalian. Produk yang dikembalikan dikelola dengan baik.

Solusi Logistik dan Rantai Pasokan

• Pergudangan

Fasilitas gudang adalah inti logistik dan rantai pasokan.

• Sistem Manajemen Inventaris

Lacak stok dengan sistem yang efisien.

• Layanan Pemenuhan Pesanan

Pastikan pengiriman tepat waktu.

• Logistik Pihak Ketiga

Outsourcing kebutuhan gudang dan logistik.

• Penanganan Internal

Beberapa bisnis mengelola pemenuhan sendiri dengan gudang internal dan staf.

Memilih Solusi Gudang yang Tepat

1. Kebutuhan Bisnis

Identifikasi kebutuhan pergudangan bisnismu sebagai langkah pertama. Ini akan membantu memilih solusi yang sesuai dengan karakteristik bisnismu.

2. Lokasi

Pilih lokasi gudang dengan bijaksana. Lokasi gudang akan mempengaruhi jenis solusi pergudangan yang cocok untukmu. Pertimbangkan faktor berikut:

3. Biaya Penyimpanan dan Jumlah SKU

Hitung biaya penyimpanan dan jumlah SKU (item stok) yang perlu disimpan. Informasi ini akan membantu menentukan ukuran dan kapasitas gudang yang diperlukan.

4. Musiman Bisnis

Pertimbangkan sifat musiman bisnismu. Apakah ada fluktuasi permintaan selama tahun? Solusi pergudangan harus dapat menyesuaikan diri dengan perubahan ini.

5. Jumlah Gudang

Jika memiliki beberapa gudang, pertimbangkan bagaimana solusi pergudangan akan berintegrasi di antara mereka.

6. Teknologi Manajemen Gudang

Pertimbangkan sistem manajemen gudang yang diperlukan. Apakah perlu melacak inventaris secara real-time? Apakah otomatisasi diperlukan?

7. Layanan Bernilai Tambah

Tinjau layanan tambahan yang dapat diberikan oleh penyedia solusi pergudangan, seperti pengemasan, pengiriman, atau penanganan pengembalian.

8. Implementasi

Terakhir, pertimbangkan proses implementasi solusi pergudangan. Pastikan rencana penerapan sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Itulah penjelasan tentang Pengertian, Jenis, Proses dan Fungsi Pergudangan yang Perlu Di Pahami. Semoga bermanfaat.