Sistem Persediaan Abadi (Perpetual System): Kunci Sukses Manajemen Stok di Era Digital

Image by freepik.com

Sistem pengelolaan stok memberikan kemampuan kepada kita untuk mengawasi dan mengevaluasi ketersediaan produk di tempat penyimpanan, memastikan keseimbangan ideal antara persediaan dan permintaan, sehingga mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan.

Beragam strategi tersedia untuk mengatur siklus hidup inventaris,  mulai dari produksi, penyimpanan, penggunaan, penjualan, pengiriman, hingga pembuangan dalam lingkup operasional. Sistem persediaan abadi, atau perpetual, mengizinkan entitas bisnis untuk secara konstan memonitor produk melintasi berbagai kanal distribusi.

Dalam kerangka kerja sistem persediaan abadi, catatan stok diperbaharui secara berkelanjutan, setiap hari. Tim manajerial dan divisi penjualan mendapatkan akses ke data yang terkini dan akurat secara real-time. 

Pada umumnya, korporasi mengandalkan inovasi teknologi dan solusi perangkat lunak untuk tugas pelacakan ini, alih-alih mengandalkan tenaga kerja untuk melakukan inventarisasi manual dalam interval waktu tertentu. 

Pendekatan ini berpotensi mengurangi beban kerja karyawan, walaupun investasi untuk teknologi canggih mungkin memerlukan biaya yang signifikan, tergantung pada skala usaha.

Teknologi yang dipilih untuk manajemen inventaris bisa beragam, sesuai dengan solusi manajemen yang kita pilih untuk diterapkan. Lantas, apa sebenarnya teknologi persediaan abadi itu? 

Beberapa sistem yang lazim digunakan meliputi teknologi kode batang (barcode), identifikasi frekuensi radio (RFID), otomasi robotik, dan sistem pengumpulan data secara real-time. 

Untuk itu mari kita simak penjelasannya dibawah ini.

1. Sistem Kode Batang (Barcode)

Teknologi kode batang (barcode) memfasilitasi sistem pelacakan otomatis yang canggih untuk memonitor perpindahan stok dalam operasional bisnis. Kita akan menemukan kode batang yang terpasang pada setiap item dan lokasi penyimpanannya, seperti rak atau bin. 

Saat produk dipindahkan ke lokasi baru, baik kode batang produk maupun lokasinya akan di scan menggunakan scanner kode batang portable. Scanner ini kemudian mengirimkan data ke sistem manajemen gudang (WMS) secara wireless.

Kelebihan utama dari penggunaan kode batang dalam sistem inventaris abadi adalah pembaruan informasi yang konstan setiap kali ada interaksi dengan produk. Ini menjamin bahwa catatan stok selalu akurat dan terkini sesuai dengan pergerakan fisik barang.

Namun demikian, sistem ini juga memiliki tantangan. Kita perlu berinvestasi dalam scanner portable untuk setiap anggota tim dan memastikan bahwa perangkat tersebut terintegrasi dengan lancar dengan WMS. 

Kita juga harus memverifikasi bahwa kode batang tercetak dengan benar dan memastikan bahwa setiap scan dilakukan dengan tepat oleh para pekerja.

2. Sistem RFID (Radio Frequency Identification)

Sistem RFID merupakan evolusi dari teknologi kode batang, memanfaatkan tag mikro dengan microchip yang ditempel pada produk. 

Berbeda dengan mencetak barcode, tag RFID ini memungkinkan interaksi nirkabel dengan antena yang dipasang di pintu-pintu fasilitas penyimpanan. 

Dalam kerangka kerja inventaris abadi, setiap kali produk bertag RFID melewati antena, terjadi pertukaran data yang otomatis tercatat dalam aplikasi perangkat lunak.

Keunggulan sistem RFID terletak pada kemudahan prosesnya, dimana kita tidak perlu lagi melakukan scan manual produk atau lokasi penyimpanannya, karena data inventaris terkirim dan diperbarui secara otomatis dan instan. 

Namun, penting untuk diingat bahwa produk harus melewati zona deteksi antena untuk memperbaharui informasi inventaris, sehingga masih ada peluang untuk terjadinya kesalahan manusia atau kehilangan barang.

3. Robotika (Outomation)

Di era teknologi maju saat ini, robotika telah menjadi andalan banyak perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris. Kita akan menemukan robot autonom yang berkeliling gudang, sistem sortasi yang beroperasi tanpa campur tangan manusia, dan kendaraan otomatis yang mengatur aliran produk. 

Tidak jarang, teknologi pencahayaan pick-to-light juga diintegrasikan untuk mempercepat proses pemilihan barang. 

Robotika ini sering kali menjadi bagian dari ekosistem inventaris abadi yang lebih besar, bekerja bersama dengan sistem RFID atau kode batang, menciptakan solusi yang efisien dan multifungsi.

Namun demikian, transisi ke robotika membutuhkan investasi modal yang tidak sedikit. Perusahaan besar mungkin tidak kesulitan mengalokasikan dana untuk teknologi ini, tetapi bagi perusahaan kecil, memilih sistem yang ekonomis tanpa membebani keuangan menjadi pertimbangan penting.

4. Pengambilan Data Real Time

Dalam dunia bisnis yang dinamis, sistem inventaris abadi (perpetual) menjadi kunci untuk memantau perubahan stok secara instan. Setiap kali produk berpindah atau berubah, sistem ini merekam data secara langsung. 

Dikenal sebagai inventaris waktu nyata, teknologi ini memanfaatkan perangkat lunak canggih untuk mengotomatiskan proses pencatatan transaksi penjualan dan pembelian. 

Perangkat lunak ini terintegrasi erat dengan tim penjualan, memastikan bahwa setiap pembelian dan pesanan pelanggan tercatat dengan akurat.

Seringkali, sistem ini berkolaborasi dengan strategi pengendalian inventaris lain untuk mengoptimalkan manajemen stok. Penting bagi kamu untuk mengingat bahwa keakuratan input data penjualan ke dalam sistem adalah esensial. 

Tanpa ini, kesalahan dalam persediaan dapat terjadi, disebabkan oleh ketidaksesuaian antara data aktual dan pesanan yang tercatat.

Dengan mengadopsi metode inventaris abadi memberikan perusahaan kemampuan untuk melacak stok dengan teliti, yang berkontribusi pada pengurangan pemborosan, pencegahan pencurian, dan penempatan produk yang tepat. 

Lebih dari itu, solusi teknologi ini merampingkan operasional bisnis, meningkatkan efisiensi, dan mendukung peningkatan produktivitas dengan menghindari penumpukan inventaris yang berlebihan.

Demikianlah ulasan singkat tentang Sistem Persediaan Abadi (Perpetual System): Kunci Sukses Manajemen Stok di Era Digital. Semoga bermanfaat!