Antisipasi Kerugian: Strategi Cerdas Mengelola Persediaan

 

Image by freepik.com

Tidak peduli seberapa canggih sistem pengelolaan stok yang kamu miliki, terdapat resiko-resiko tak terduga yang sering luput dari perhatian banyak perusahaan. Risiko apa sajakah itu dan bagaimana cara mengatasinya?

Pada ulasan artikel ini kita akan membahas lebih detail terkait dengan resiko inventaris yang sering terabaikan, sehingga mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Risiko Inventaris yang Sering Terabaikan

a. Perusahaan Belum 100% Beralih ke Digital

Apakah kamu masih mengandalkan spreadsheet untuk mengatur stok persediaan? Meski terlihat efektif, apakah keakuratan datanya terjamin? 

Spreadsheet memerlukan dedikasi waktu dan tenaga yang tidak sedikit, dan tanpa keahlian yang memadai, kesalahan bukanlah hal yang mustahil terjadi. 

Dengan mengadopsi perangkat lunak manajemen inventaris memungkinkan kamu untuk menerapkan praktik terbaik dalam mengoptimalkan proses kerja. Lebih dari itu, kamu akan memiliki kontrol penuh atas setiap pesanan dan pengiriman. 

Investasi pada solusi perangkat lunak pengelolaan stok merupakan langkah strategis yang akan mengangkat standar pengelolaan inventaris ke tingkat berikutnya, sekaligus meminimalisir ketergantungan pada dokumentasi fisik.

b. Risiko Pencurian Inventaris

Pencurian inventaris bisa terjadi di mana saja, dan seringkali terjadi sebagai akibat dari kelalaian dalam manajemen. Bagaimana kamu bisa meminimalisir kehilangan stok? 

Kunci untuk menghindari kerugian ini adalah dengan melacak produk secara berkala, memastikan dokumentasi yang akurat, dan mengintegrasikan lebih dari satu pengguna dalam sistem untuk memastikan proses diawasi secara kolektif. 

Kerugian bukanlah sesuatu yang diinginkan oleh siapapun. Dengan bantuan perangkat lunak manajemen inventaris yang canggih, kamu dapat memonitor dan mengaudit setiap item di gudang dengan teliti, dan memastikan tidak ada yang terlewat.

c. Apakah Tim Kamu Memiliki Kualifikasi yang Cukup untuk Mengelola Inventaris? 

Kamu menginginkan inventaris yang terorganisir dan terjaga, namun bagaimana mungkin itu tercapai jika anggota tim yang kamu miliki saat ini belum cukup kompeten? 

Sebelum merekrut mereka, tentukan kualifikasi yang diharapkan dan lakukan penelitian mendalam untuk menemukan kandidat yang memenuhi kriteria tersebut. 

Setelah menemukan orang yang tepat, apa langkah berikutnya? Berikan pelatihan menyeluruh dari awal! Fokus pada praktik-praktik esensial dan bentuklah tim yang solid, yang mampu mengelola inventaris dengan efektif. 

Selain itu, banyak solusi perangkat lunak yang menawarkan pelatihan yang dapat membantu bahkan untuk pengguna pemula untuk menguasai praktik terbaik dalam manajemen inventaris yang sukses.

d. Berjuang dengan Kelebihan Stok (Overstocking)

Menumpuk terlalu banyak barang di gudang bisa menjadi blunder yang mahal. Apa yang terjadi jika inventarismu berlebih?

Stok berlebih bisa menjadi ‘mayat hidup’ dalam inventaris, mati karena kedaluwarsa atau karena dianggap usang dan tidak lagi relevan. Artinya, kamu harus membuang stok berlebih tersebut, yang sama saja dengan menyia-nyiakan uang.

Jika produk yang menumpuk itu tidak terpengaruh oleh musim, maka kamu harus menyimpannya di gudang, yang berarti memerlukan ruang penyimpanan tambahan dan biaya yang lebih tinggi. Dalam kedua skenario, bisnismu sudah pasti merugi.

e. Kamu Tidak Ingin Kekurangan Stok

Understocking adalah situasi di mana kamu tidak memiliki cukup jumlah produk tertentu di gudangmu. Ini berarti pelanggan tidak akan mendapatkan pesanan mereka tepat waktu. 

Kekurangan stok ini akan berdampak pada pengalaman pelanggan karena produk yang mereka nantikan tidak kunjung tiba.

Bagaimana Cara Menghindari Risiko Inventaris Ini?

Banyak cara dan jalan yang bisa di tempuh untuk menuju pengelolaan inventaris yang efisien. 

Langkah pertama, kamu perlu memilih perangkat lunak manajemen inventaris yang sesuai. Memilih perangkat lunak yang tepat adalah langkah awal menuju digitalisasi bisnis yang sukses. Dengan perangkat lunak ini, kamu bisa melacak pesanan pembelian dan penjualan, serta mengontrol stok sambil memantau gudang. 

Dengan demikian, bisnis akan terhindar dari masalah kelebihan atau kekurangan stok, memastikan pengalaman pelanggan tetap optimal.

Berbicara tentang pencurian inventaris, perangkat lunak manajemen inventaris memungkinkan kamu untuk menambahkan fitur pelacakan berdasarkan lokasi, sehingga kamu bisa mengetahui posisi pasti inventaris. 

Pelacakan berbasis lokasi, bukan hanya jenis produk, akan melindungi kamu dari risiko pencurian inventaris. Selain itu, dengan perangkat lunak inventaris, kamu bisa menentukan karyawan mana yang bertanggung jawab atas kontrol stok, sehingga mengurangi kemungkinan pencurian oleh internal.

Ingatlah bahwa kualifikasi karyawan juga tergantung padamu. Kamu bisa menerapkan sistem yang mencakup pelatihan, praktik, dan target bulanan. 

Dengan cara ini, kamu bisa memantau perkembangan dan proses kerja karyawan. Kamu juga akan bisa mengidentifikasi kelemahan mereka dan menugaskan tugas-tugas tertentu untuk meningkatkan efisiensi kerja.

Itulah penjelasan singkat tentang Antisipasi Kerugian: Strategi Cerdas Mengelola Persediaan. Semoga bisa menambah wawasan pembaca semuanya.