9 Taktik Procurement untuk Meningkatkan Efisiensi SCM

Image by freepik.com

Memahami manajemen rantai pasokan (SCM) dengan baik merupakan kunci utama untuk menjalankan bisnis yang efektif & efisien. 

SCM merupakan rangkaian aktivitas yang sangat kompleks, yang mencakup mulai dari perencanaan, pengendalian, dan koordinasi yang cermat terhadap aliran barang, jasa, informasi, dan sumber daya lainnya. 

Proses tersebut melibatkan banyak pemangku kepentingan dan membutuhkan kerjasama yang erat diantara mereka. Dalam ekosistem ini, pengadaan (procurement) memainkan peran yang tidak hanya penting tetapi juga sangat strategis, terutama dalam usaha untuk memastikan kelancaran dan efisiensi SCM.

Dalam dunia SCM yang terus berubah dan berkembang pesat, pengadaan bukan sekadar pembelian barang dan jasa, akan tetapi merupakan pilar yang mendukung seluruh struktur rantai pasokan. 

Kamu harus bisa berkolaborasi dengan berbagai pihak, baik dari dalam maupun luar perusahaan, untuk memastikan bahwa setiap komponen rantai pasok berfungsi dan berjalan dengan harmonis. 

Pada ulasan artikel kali ini kita akan membahas bagaimana procurement, dengan perannya yang vital, dapat memberikan kontribusi secara signifikan dan menciptakan dampak yang berarti dalam rantai pasokan.

Strategi & Taktik Procurement untuk Meningkatkan Efisiensi SCM

a. Menyelaraskan Strategi dengan Tujuan SCM

Untuk memastikan bahwa rantai pasokan berjalan dengan efektif, maka pengadaan harus selaras dengan strategi dan tujuan dari SCM itu sendiri. Dalam hal ini termasuk misalnya bagaimana memilih pemasok yang sesuai, negosiasi harga yang strategis, dan juga pemantauan kinerja supplier secara ketat.

Proses pembelian barang & jasa yang dioptimalkan akan mempererat hubungan dengan suplier, yang akan membawa nilai tambah seperti inovasi dan keandalan. 

Pengadaan juga harus proaktif dalam mengidentifikasi dan merespons segala resiko dalam rantai pasokan untuk mengembangkan strategi mitigasi yang efektif.

b. Menjembatani Antara Permintaan dengan Penawaran

Selain menyelaraskan strategi dengan tujuan SCM, kamu juga bertanggung jawab untuk menyelaraskan dan menjembatani antara permintaan dengan penawaran. Ini tentu memerlukan kerja sama erat dengan tim penjualan, pemasaran, dan operasional untuk memahami kebutuhan spesifik dan menemukan pemasok yang cocok.

Kolaborasi (kerjasama) tersebut melibatkan aktivitas seperti pengumpulan data, analisis tren, dan mempertimbangkan faktor eksternal yang mempengaruhi permintaan. Prediksi yang tepat akan memungkinkan perencanaan pengadaan yang lebih efisien dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.

c. Optimalisasi Biaya Rantai Pasokan

Dalam usaha pengendalian biaya rantai pasokan, maka pengadaan (procurement) yang efektif harus mampu mengidentifikasi setiap peluang penghematan biaya, bukan hanya dalam proses pembelian tetapi juga di seluruh rangkaian rantai pasokan. Pemanfaatan teknologi seperti software e-purchasing bisa meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

Selain itu, penting bagi kamu untuk selalu proaktif dalam menganalisis dan mengelola resiko yang mungkin muncul, seperti fluktuasi harga, gangguan persediaan, dan perubahan regulasi dari pemerintah, yang semuanya bisa berdampak signifikan terhadap kinerja rantai pasokan.

d. Koordinasi dan Kolaborasi dengan Pemasok

Koordinasi & kolaborasi yang efektif dengan pemasok merupakan kunci dalam mengoptimalkan rantai pasokan. Oleh karena itu, penting bagi praktisi di bidang pengadaan untuk memastikan bahwa arus informasi mengalir dengan lancar antara perusahaan dan pemasok. 

Hal ini penting (vital) untuk memungkinkan kedua belah pihak dapat bekerja sama dengan lebih efektif dalam menghadapi perubahan dan mengelola semua resiko, sehingga dampak negatif dapat diminimalkan.

Komunikasi yang efisien antara pelaku bisnis dan pemasok juga memudahkan dalam penyelarasan tujuan SCM, yang pada gilirannya akan meningkatkan keamanan pasokan, responsivitas terhadap perubahan permintaan pasar, dan menciptakan hubungan kerja yang saling menguntungkan.

e. Diversifikasi dan Peningkatan Efisiensi Pemasok

Dalam usaha untuk meningkatkan efisiensi manajemen rantai pasokan memerlukan diversifikasi pemasok yang strategis. 

Langkah ini mengharuskan identifikasi dan penilaian terhadap banyak sekali supplier yang berpotensi, yang memungkinkan perusahaan untuk menggandeng mereka sebagai mitra bisnis yang optimal. 

Dalam proses pengadaan, penting untuk mengklasifikasikan pemasok berdasarkan kriteria tertentu, termasuk diantaranya adalah kemampuan, keandalan, mutu produk, layanan, serta kesesuaian dengan standar lingkungan dan sosial.

Segmentasi yang cermat dan tepat akan membuat tim pengadaan mampu untuk menyesuaikan pemasok dengan keperluan bisnis yang spesifik, membina kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak. 

Diversifikasi pemasok juga berkontribusi terhadap pengurangan dependensi atas satu supplier, meminimalisir risiko gangguan pasokan barang, dan memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar secara lebih cepat.

Dengan demikian, kamu bisa memastikan bahwa kinerja supplier dioptimalkan dengan lancar. Kamu harus melakukan evaluasi kinerja mereka secara rutin untuk memverifikasi pemenuhan standar kualitas, harga, dan ketepatan waktu pengiriman yang telah disepakati. 

Tim pengadaan harus selalu proaktif dalam mencari peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kolaborasi, seperti melalui inovasi proses, peningkatan kualitas, atau renegosiasi kontrak dengan suplier / pemasok.

f. Melakukan Penyesuaian & Pembaruan

Dalam dunia rantai pasok yang serba cepat dan terus berubah, kemampuan dalam penyesuaian dan pembaruan tentu menjadi kunci yang sangat penting. 

Kamu harus memastikan bahwa tim pengadaan responsif terhadap evolusi teknologi, perubahan regulasi, fluktuasi tren pasar, serta dinamika bisnis yang tidak terduga. 

Mereka harus selalu waspada terhadap setiap perkembangan terkini untuk mengidentifikasi dan menerapkan solusi inovatif yang tepat. 

Dengan pendekatan yang proaktif dan inovatif dalam pengadaan, perusahaan bisa menambah nilai ke dalam rantai pasokan dan mempertahankan posisi kompetitif di pasar yang berubah-ubah.

g. Melancarkan Alur Kerja Produksi

Kelancaran proses / alur kerja produksi dalam manajemen rantai pasokan sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi setiap tahapan pengadaan. Tugas krusial divisi pembelian adalah memilih bahan baku berkualitas yang memenuhi standar yang diinginkan untuk menghasilkan produk sesuai standar yang ditentukan.

Selain itu, koordinasi yang baik dalam penjadwalan pengiriman bahan baku dan komponen sangat penting agar selaras dengan jadwal produksi. Pengiriman yang on-time akan meminimalisir penundaan dan menghindari resiko terhambatnya proses produksi.

Dengan demikian, kamu bisa mengelola persediaan bahan baku dan komponen dengan lebih optimal, memastikan ketersediaan yang memadai tanpa menimbulkan overstok. Manajemen persediaan yang efektif akan menekan biaya penyimpanan dan menjamin proses produksi yang mulus.

h. Meciptakan Transparansi dan Kepercayaan

Dalam manajemen rantai pasokan (SCM), transparansi dan kepercayaan bukan hanya fondasi hubungan dengan pemasok, tetapi juga pilar reputasi perusahaan di hadapan konsumen dan stakeholder. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi divisi pengadaan untuk memilih supplier yang terbuka dan jujur dalam praktik bisnis mereka, serta mematuhi regulasi dan standar kualitas produk atau layanan. 

Slah satu caranya adalah mengadopsi Teknologi e-purchasing yang bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan transparansi dan memonitor performa supplier secara real-time dengan lebih efektif.

Tim pengadaan harus mengedepankan komunikasi yang efektif dan transparan dengan supplier, menciptakan suasana yang kondusif untuk pertukaran informasi dan penyelesaian masalah bersama. 

Hubungan yang dibangun atas dasar kepercayaan dan keterbukaan tersebut akan memperkuat kolaborasi dan memacu pencapaian tujuan bersama diantara kedua belah pihak.

i. Pengembangan yang Keberlanjutan

Dalam upaya memperkuat keberlanjutan di sepanjang jaringan rantai pasokan, divisi pengadaan berperan sebagai katalisator yang penting. 

Proses ini mencakup seleksi mitra bisnis yang prioritasnya adalah prinsip-prinsip ekologis, etika, dan tanggung jawab sosial dalam operasi mereka. 

Tim pengadaan perlu kolaborasi erat dengan para pemasok untuk meminimalisir efek buruk terhadap alam, termasuk menekan emisi karbon, mempromosikan penggunaan material yang bisa didaur ulang, serta menghargai hak-hak pekerja.

Melalui praktik pembelian yang sadar akan tanggung jawab sosial dan ekologi, perusahaan bisa menanamkan citra positif di hadapan pelanggan, rekanan usaha, serta stakeholder lain, sambil berkontribusi pada pencapaian sasaran pembangunan yang berkelanjutan.

Peran divisi pengadaan dalam SCM adalah vital untuk mengoptimalkan proses bisnis. Praktik pengadaan yang efisien dan efektif akan berdampak positif terhadap performa perusahaan, baik secara langsung maupun dalam jangka panjang. 

Penting bagi kamu untuk mengakui pentingnya pengadaan dalam SCM dan menerapkan metode pembelian yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Demikianlah ulasan singkat tentang 9 Taktik Procurement untuk Meningkatkan Efisiensi SCM. Semoga berguna dan bermanfaat.