Apa Itu Sistem Manajemen Transportasi (TMS) dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Image by freepik

Dengan semakin kompleksnya Sistem Manajemen Transportasi (Transportation Management System/TMS) dalam skenario bisnis yang cepat berubah saat ini, kebutuhan untuk mengotomatisasi proses transportasi dasar menjadi hal yang sangat penting untuk pengiriman yang akurat dan manajemen logistik yang efisien.

Sistem Manajemen Transportasi dapat membantu perusahaan transportasi dan logistik serta pemilik bisnis dalam upaya membangun strategi logistik yang akan mengurangi jadwal pengiriman, meningkatkan efisiensi gudang, dan membantu membangun rantai pasokan yang lebih kuat.

Apa itu Sistem Manajemen Transportasi?

Sistem Manajemen Transportasi adalah platform yang membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan pergerakan fisik barang. Sistem ini terdiri dari pemantauan, pengorganisasian, pengelolaan, penanganan, dan aspek lain dalam pengangkutan produk mulai dari penempatan pesanan hingga pengiriman akhir.

Seringkali digunakan oleh penyedia layanan logistik, Sistem Manajemen Transportasi tidak hanya memberikan visibilitas ke dalam operasi transportasi sehari-hari, dan dokumentasi tetapi juga membantu dalam melacak pengiriman, memotong biaya yang tidak perlu, analisis kebutuhan pelanggan, dan mendapatkan informasi real-time tentang keseluruhan proses pengiriman. 

Sistem Manajemen Transportasi/TMS biasanya merupakan bagian dari sistem Manajemen Rantai Pasokan (SCM) yang lebih besar.

Beberapa contoh TMS yang cukup terkenal di Indonesia adalah JNE, TIKI, dan PT POS Indonesia. Itu adalah beberapa contoh perusahaan yang memberikan layanan logistik dalam negeri yang menawarkan layanan TMS saat ini.

Siapa yang Menggunakan Sistem Manajemen Transportasi/TMS?

Meskipun pengguna utama perangkat lunak TMS adalah pengirim dan operator, terdapat juga pemangku kepentingan lainnya. Produsen, distributor, grosir, pengecer, penyedia logistik pihak ketiga, dan organisasi e-Commerce juga menggunakan perangkat lunak ini secara ekstensif.

Ada kebutuhan akan sistem manajemen logistik di setiap industri mulai dari konstruksi hingga manufaktur dan daftarnya terus bertambah. 

Meskipun perusahaan-perusahaan besar yang mengeluarkan banyak biaya untuk pengiriman barang adalah pengguna utama TMS, ketersediaan solusi logistik berbasis cloud dalam beberapa tahun terakhir telah membantu usaha kecil juga untuk memanfaatkan manfaatnya.

Manfaat Sistem Manajemen Transportasi/TMS

Sistem Manajemen Transportasi memiliki banyak hal yang ditawarkan dalam hal menyederhanakan masalah terkait transportasi dan perencanaan untuk kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Beberapa manfaat Sistem Manajemen Transportasi adalah sebagai berikut:

1. Mengurangi pengeluaran

Sistem manajemen transportasi akan membantu untuk mengurangi pengeluaran yang terkait dengan layanan kargo dan transit. Kamu juga dapat memilih opsi terbaik sesuai anggaranmu.

2. Menghemat waktu

TMS akan memungkinkan kamu untuk melakukan operasi secara otomatis, prediksi yang akurat, dan pemantauan real-time secara terencana. Ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu melacak semua proses dalam satu dasbor dan menavigasi antar aplikasi.

3. Kemudahan penggunaan

Sebagian besar solusi TMS mudah diadopsi dan digunakan serta hadir dengan antarmuka yang sederhana. Perangkat lunak ini mengumpulkan data dari berbagai sumber dan membuatnya dapat diakses di dasbor terpusat.

4. Membuat keputusan yang lebih cerdas

Kamu akan bisa mengambil keputusan lebih cepat dan cerdas dengan bantuan perangkat lunak TMS karena tersedianya data yang akurat dan terkonsolidasi. Kamu dapat mengakses data real-time dari berbagai sumber untuk mengambil keputusan bisnis dengan lebih baik.

5. Menciptakan kepuasan pelanggan

TMS membantu perencanaan yang lebih baik dan pengiriman barang tepat waktu dengan biaya bersaing. Kamu tidak lagi harus bersusah payah menghadapi penundaan logistik dan memenuhi pengiriman yang lebih cepat dengan pelacakan waktu nyata. 

Faktor-faktor seperti layanan logistik door-to-door, penjemputan dan pengiriman logistik, layanan logistik berbiaya rendah akan membantu menciptakan kepuasan pelanggan dan membantu dalam mengembangkan bisnis.

Apa Saja Penawaran Utama Sistem Manajemen Transportasi (TMS)?

Bisnis baik besar maupun kecil dapat memanfaatkan penawaran TMS. Kamu bisa berinvestasi dalam sistem manajemen transportasi mandiri yang dapat diintegrasikan ke dalam cloud yang ada atau menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) lokal dan solusi SCM. Ada TMS lain yang kurang kaya fitur yang tersedia sebagai modul dalam ERP juga.

Bagaimana TMS Membantu Bisnis?

Setiap bisnis yang telah mengadopsi Sistem Manajemen Transportasi dapat menggunakan alat ini dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengoptimalkan proses pergerakan fisik barang.

1. Perencanaan

Dalam hal perencanaan, TMS membantu bisnis memutuskan mode pengiriman barang terbaik dalam hal biaya, efisiensi, dan jadwal. 

Keuntungan utama yang bisa kamu peroleh dengan berinvestasi pada TMS yang kuat adalah visibilitas yang diberikannya pada setiap tahap proses rantai pasokan. 

Ditambah dengan fungsi manajemen perdagangan global, perangkat lunak ini bahkan dapat memberikan informasi akurat mengenai perdagangan dan tarif dan bahkan potensi penundaan yang membantu dalam proses perencanaan.

2. Eksekusi

Meskipun pelaksanaan dalam sistem manajemen transformasi berbeda-beda menurut penyedia, hal ini umumnya melibatkan komunikasi dengan operator, dokumentasi dan pelacakan barang serta penagihan ketakutan.

3. Optimasi

Di antara fungsi pengoptimalan yang ditawarkan TMS, yang utama adalah kemampuan untuk mengukur dan melacak kinerja dengan dasbor dan analitik.

Apa Saja Fitur Utama dari Sistem Manajemen Transportasi?

Meskipun setiap sistem TMS diprogram untuk meningkatkan transportasi barang fisik, terdapat berbagai fungsi tambahan yang tersedia untuk dipilih pengguna. 

Beberapa fitur umum yang sebaiknya dimiliki TMS pilihan kamu untuk menangani pengoperasian transportasi sehari-hari secara efisien adalah sebagai berikut:

1. Menara Kontrol Transportasi

Dasbor yang terhubung dan di personalisasi yang menampilkan metrik bisnis utama di satu tempat. Ini memungkinkan kamu untuk memahami dan menyelesaikan masalah kritis secara real time. 

Menara kontrol menyediakan notifikasi pengiriman dan data pengiriman tingkat lanjut untuk visibilitas yang lebih baik ke dalam logistik masuk dan keluar.

2. Mesin Optimasi

Untuk membantu kamu dalam merencanakan dan mengatur beban kerja transportasi. Sebagian besar TMS memiliki mesin pengoptimalan internal yang diaktifkan dengan kemampuan berbeda.

3. Audit Pengangkutan dan Penagihan

Fungsi pada TMS ini membantu memeriksa dan memverifikasi tagihan untuk membatasi duplikasi. Hal ini memfasilitasi penghitungan bebas kesalahan dan mengurangi waktu rekonsiliasi penagihan.

4. Manajemen Kontrak

Ini membantu dalam mengelola kontrak dengan operator dan menghilangkan beban manajemen kontrak manual. Ini juga memungkinkan kamu untuk menyimpan dan menemukan kontrak, persyaratan, atau informasi penting lainnya dalam database elektronik.

5. Laporan dan Analisis

TMS harus memiliki fungsi untuk menghasilkan laporan dalam format yang jelas dan rapi, biasanya melalui bentuk yang divisualisasikan seperti bagan, grafik, dasbor, peta, dan sebagainya.

Bagaimana Cara kerja Sistem Manajemen Transportasi?

Sistem Manajemen Transportasi adalah komponen sistem manajemen rantai pasokan dan bekerja sama dengan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Sistem Manajemen Gudang/Warehouse Management System (WMS) untuk mencakup keseluruhan proses logistik.

Sementara ERP menangani akuntansi dan mengelola pesanan, WMS mengelola proses pergudangan end-to-end yang terdiri dari penjadwalan tenaga kerja, manajemen inventaris, dan lainnya. 

TMS menangani manajemen pengiriman dan mengoptimalkan rute serta meningkatkan kemajuan pelacakan pengiriman. Dengan cara ini, data dapat dikonsolidasikan dalam satu platform.

Kesimpulan

Jika kamu ingin bertahan dan meningkatkan skala bisnis dalam skenario pasar yang disruptif saat ini, digitalisasi adalah kuncinya. 

Sistem Manajemen Transportasi tidak hanya akan membantu kamu dalam upaya mendigitalkan alur kerja terkait transportasi tetapi juga meningkatkan proses, mengurangi pengeluaran, dan memastikan pengiriman lebih cepat dan optimal.