Staff Warehouse: Apa Saja Tugas dan Kualifikasinya?

Oleh Mas Pram Desember 11, 2023 Posting Komentar

Staff warehouse atau staf gudang adalah salah satu profesi yang sangat penting dalam industri pergudangan dan logistik.

Staff warehouse bertanggung jawab atas kelancaran proses operasional gudang, mulai dari menerima, menyimpan, mengatur, hingga mengirim barang sesuai dengan permintaan pelanggan.

Staff warehouse juga harus memastikan ketersediaan dan kualitas stok barang, serta melakukan pendataan dan pelaporan barang secara akurat.

Staff warehouse adalah bagian dari komponen perusahaan yang berpengaruh terhadap pengembangan dan produktivitas bisnis. Staff warehouse harus mampu bekerja sama dengan tim dan berkoordinasi dengan bagian distribusi dan produksi.

Staff warehouse juga harus memiliki fisik yang sehat dan kuat, serta mampu menggunakan alat bantu dan software inventory yang sesuai dengan standar perusahaan.

Staff warehouse adalah salah satu pekerjaan yang banyak diminati dan dibutuhkan seiring dengan perkembangan industri pergudangan dan logistik di Indonesia.

Namun, untuk menjadi staff warehouse yang profesional dan handal, tidak cukup hanya dengan memiliki kemauan dan semangat saja. Staff warehouse juga harus memenuhi beberapa kualifikasi dan syarat yang ditetapkan oleh perusahaan.

Lalu, apa saja kualifikasi dan syarat yang harus dipenuhi oleh staff warehouse? Bagaimana cara menjadi staff warehouse yang berkualitas? Apa saja tantangan dan peluang yang dihadapi oleh staff warehouse?

Artikel berikut ini akan membahas secara lengkap dan mendalam tentang staff warehouse, mulai dari pengertian, tugas, kualifikasi, hingga gajinya. Simak terus artikel ini sampai selesai untuk mengetahui jawabannya!

Pengertian Staff Warehouse

Staff warehouse adalah seorang profesional yang bekerja di bidang warehouse dan logistik, yang memiliki tugas utama untuk mengelola barang yang ada di gudang.

Staff warehouse harus mampu melakukan berbagai aktivitas yang berkaitan dengan barang, yaitu:

Menerima barang yang datang dari pemasok atau produsen, dan melakukan pengecekan terhadap kuantitas, kualitas, dan kelengkapan dokumen barang.
Menyimpan barang di tempat yang sesuai dengan sistem penataan yang berlaku di gudang, dan memastikan barang tersimpan dengan aman dan rapi.
Mengatur barang di gudang sesuai dengan kategori, jenis, ukuran, warna, atau kriteria lainnya yang memudahkan pencarian dan pengambilan barang.
Mengambil barang dari gudang sesuai dengan permintaan pelanggan, dan melakukan pengecekan kembali terhadap kuantitas, kualitas, dan kelengkapan dokumen barang.
Mengirim barang ke pelanggan dengan menggunakan kurir atau driver yang ditunjuk oleh perusahaan, dan memastikan barang sampai dengan tepat waktu dan kondisi baik.
Melakukan inventarisasi barang secara berkala untuk mengetahui jumlah dan kondisi stok barang yang ada di gudang, dan melaporkan hasilnya kepada atasan atau bagian terkait.
Melakukan perawatan dan pemeliharaan gudang, termasuk kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kerja.

Staff warehouse harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup tentang warehouse dan logistik, serta mampu menggunakan alat-alat yang diperlukan dalam pekerjaannya, misalnya:

Alat angkut barang, seperti forklift, hand pallet, stacker, atau trolley.
Alat bantu barang, seperti barcode scanner, label printer, atau RFID tag.
Software inventory, seperti SAP, Oracle, atau WMS (Warehouse Management System).
Alat komunikasi, seperti telepon, email, atau radio.

Staff warehouse juga harus memiliki sikap dan perilaku yang baik dalam bekerja, antara lain:

Jujur, bertanggung jawab, dan disiplin.
Teliti, cekatan, dan efisien.
Komunikatif, kooperatif, dan adaptif.
Inisiatif, kreatif, dan solutif.

Tugas Staff Warehouse

Staff warehouse memiliki berbagai macam tugas yang harus dilaksanakan dengan baik dan benar. Tugas-tugas tersebut antara lain:

1. Melakukan Koordinasi

Staff warehouse harus melakukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proses operasional gudang, seperti:

Bagian distribusi, untuk mengetahui jadwal dan rute pengiriman barang, serta menginformasikan ketersediaan dan kondisi barang yang akan dikirim.
Bagian produksi, untuk mengetahui jadwal dan spesifikasi barang yang akan datang, serta menginformasikan kebutuhan dan permintaan barang yang akan diproduksi.
Bagian pemasok, untuk mengetahui jadwal dan spesifikasi barang yang akan dikirim, serta menginformasikan persyaratan dan ketentuan penerimaan barang.
Bagian pelanggan, untuk mengetahui jadwal dan spesifikasi barang yang akan diterima, serta menginformasikan keluhan dan masukan terkait barang yang telah dikirim.

Koordinasi yang baik akan memudahkan staff warehouse dalam menjalankan tugasnya, serta meningkatkan kinerja dan kualitas layanan perusahaan.

2. Menerima Barang

Staff warehouse harus menerima barang yang datang dari pemasok atau produsen dengan cara sebagai berikut:

Menyiapkan tempat dan alat yang dibutuhkan untuk menerima barang, seperti forklift, barcode scanner, atau label printer.
Menerima dan mengarahkan kendaraan yang membawa barang ke tempat yang telah ditentukan.
Membuka dan mengeluarkan barang dari kendaraan, dan memindahkannya ke tempat yang telah disiapkan.
Melakukan pengecekan terhadap kuantitas, kualitas, dan kelengkapan dokumen barang, seperti invoice, surat jalan, atau packing list.
Melakukan pencatatan dan pendataan barang yang diterima, seperti nomor barcode, nomor batch, atau tanggal kadaluarsa.
Melakukan penandaan atau pelabelan barang yang diterima, seperti nama barang, jenis barang, atau lokasi penyimpanan barang.
Melaporkan hasil penerimaan barang kepada atasan atau bagian terkait, serta menginformasikan adanya barang yang rusak, hilang, atau tidak sesuai.

Penerimaan barang yang baik akan memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan, serta memudahkan proses penyimpanan dan pengiriman barang selanjutnya.

3. Menyimpan Barang

Staff warehouse harus menyimpan barang di gudang dengan cara sebagai berikut:

Menyiapkan tempat dan alat yang dibutuhkan untuk menyimpan barang, seperti forklift, hand pallet, atau stacker.
Menentukan lokasi penyimpanan barang yang sesuai dengan sistem penataan yang berlaku di gudang, seperti FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out), atau FEFO (First Expired First Out).
Memindahkan barang dari tempat penerimaan ke lokasi penyimpanan yang telah ditentukan, dan menata barang dengan rapi dan aman.
Melakukan pengecekan terhadap kondisi barang yang disimpan, seperti suhu, kelembaban, atau cahaya.
Melakukan pencatatan dan pendataan barang yang disimpan, seperti nomor lokasi, nomor rak, atau nomor slot.
Melakukan penyesuaian stok barang yang disimpan, seperti menambah, mengurangi, atau memindahkan barang sesuai dengan kebutuhan.
Melaporkan hasil penyimpanan barang kepada atasan atau bagian terkait, serta menginformasikan adanya barang yang rusak, kadaluarsa, atau tidak layak.

Penyimpanan barang yang baik akan memastikan barang tersimpan dengan aman dan rapi, serta memudahkan proses pengambilan dan pengiriman barang selanjutnya.

4. Mengambil Barang

Staff warehouse harus mengambil barang dari gudang sesuai dengan permintaan pelanggan dengan cara sebagai berikut:

Menyiapkan tempat dan alat yang dibutuhkan untuk mengambil barang, seperti forklift, hand pallet, atau trolley.
Menentukan lokasi pengambilan barang yang sesuai dengan sistem penataan yang berlaku di gudang, seperti FIFO, LIFO, atau FEFO.
Memindahkan barang dari lokasi penyimpanan ke tempat pengambilan, dan menata barang dengan rapi dan aman.
Melakukan pengecekan terhadap kuantitas, kualitas, dan kelengkapan dokumen barang, seperti invoice, surat jalan, atau packing list.
Melakukan pencatatan dan pendataan barang yang diambil, seperti nomor barcode, nomor batch, atau tanggal kadaluarsa.
Melakukan penandaan atau pelabelan barang yang diambil, seperti nama barang, jenis barang, atau lokasi pengiriman barang.
Melaporkan hasil pengambilan barang kepada atasan atau bagian terkait, serta menginformasikan adanya barang yang rusak, hilang, atau tidak sesuai.

Pengambilan barang yang baik akan memastikan barang yang diambil sesuai dengan permintaan pelanggan, serta memudahkan proses pengiriman barang selanjutnya.

5. Mengirim Barang

Staff warehouse juga harus mengirim barang ke pelanggan dengan cara sebagai berikut:

Menyiapkan tempat dan alat yang dibutuhkan untuk mengirim barang, seperti forklift, hand pallet, atau trolley.
Menentukan kurir atau driver yang akan mengantar barang, serta menyiapkan dokumen yang diperlukan, seperti invoice, surat jalan, atau packing list.
Memindahkan barang dari tempat pengambilan ke kendaraan yang akan mengantar barang, dan menata barang dengan rapi dan aman.
Melakukan pengecekan terhadap kuantitas, kualitas, dan kelengkapan dokumen barang, serta memastikan barang tersegel dan terlindungi dengan baik.
Melakukan pencatatan dan pendataan barang yang dikirim, seperti nomor resi, nomor plat, atau nomor telepon kurir atau driver.
Melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap proses pengiriman barang, seperti waktu, jarak, atau kondisi lalu lintas.
Melakukan konfirmasi dan evaluasi terhadap hasil pengiriman barang, seperti status, waktu, atau kondisi barang yang sampai di pelanggan.
Melaporkan hasil pengiriman barang kepada atasan atau bagian terkait, serta menginformasikan adanya barang yang rusak, hilang, atau tidak sesuai.

Pengiriman barang yang baik akan memastikan barang sampai ke pelanggan dengan tepat waktu dan kondisi baik, serta meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

6. Melakukan Inventarisasi

Staff warehouse juga harus melakukan inventarisasi barang secara berkala dengan cara misalnya:

Menyiapkan tempat dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan inventarisasi, seperti forklift, barcode scanner, atau label printer.
Menentukan jadwal dan metode inventarisasi yang sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, serta fisik, siklus, atau sampling.
Melakukan pengecekan terhadap jumlah dan kondisi stok barang yang ada di gudang, serta membandingkannya dengan data yang ada di sistem inventory.
Melakukan pencatatan dan pendataan barang yang diinventarisasi, seperti nomor barcode, nomor batch, atau tanggal kadaluarsa.
Melakukan penyesuaian stok barang yang diinventarisasi, seperti menambah, mengurangi, atau memindahkan barang sesuai dengan hasil pengecekan.
Melakukan analisis dan evaluasi terhadap hasil inventarisasi, seperti tingkat akurasi, efisiensi, atau produktivitas.
Melaporkan hasil inventarisasi kepada atasan atau bagian terkait, serta menginformasikan adanya barang yang rusak, kadaluarsa, atau tidak layak.

Inventarisasi barang yang baik akan memastikan data stok barang yang ada di gudang sesuai dengan data yang ada di sistem inventory, serta memudahkan proses perencanaan dan pengendalian stok barang selanjutnya.

7. Melakukan Perawatan dan Pemeliharaan

Staff warehouse harus melakukan perawatan dan pemeliharaan gudang. Caranya adalah sebagai berikut:

Menyiapkan tempat dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan, seperti sapu, pel, atau kain lap.
Menentukan jadwal dan metode perawatan dan pemeliharaan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, serta pembersihan, perbaikan, atau penggantian.
Melakukan pembersihan gudang, seperti menyapu, mengepel, atau membersihkan debu dan kotoran yang menempel di lantai, dinding, atau rak.
Melakukan perbaikan gudang, seperti mengecat, menambal, atau mengganti bagian yang rusak atau aus, seperti pintu, jendela, atau lampu.
Melakukan penggantian gudang, seperti membeli, memasang, atau mengatur ulang alat atau peralatan yang baru atau lebih baik, seperti forklift, barcode scanner, atau label printer.
Melakukan pengecekan terhadap kondisi gudang, seperti suhu, kelembaban, atau cahaya, serta memastikan gudang memiliki ventilasi dan sirkulasi udara yang baik.
Melaporkan hasil perawatan dan pemeliharaan kepada atasan atau bagian terkait, serta menginformasikan adanya kerusakan atau kekurangan yang perlu ditangani.

Perlu di garis bawahi bahwa perawatan dan pemeliharaan gudang yang baik akan memastikan gudang memiliki lingkungan kerja yang bersih, nyaman, dan aman, serta meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan staff warehouse.

Kualifikasi Staff Warehouse

Staff warehouse harus memiliki kualifikasi yang sesuai dengan standar dan persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. Kualifikasi tersebut antara lain:

1. Pendidikan

Staff warehouse harus memiliki pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat, dengan jurusan yang relevan dengan bidang warehouse dan logistik, seperti:

Administrasi Perkantoran
Akuntansi
Manajemen Bisnis
Teknik Mesin
Teknik Elektro
Teknik Komputer

Staff warehouse juga harus memiliki sertifikat atau lisensi yang berkaitan dengan pekerjaannya, seperti misalnya:

Sertifikat Forklift (SIO)
Sertifikat Barcode Scanner
Sertifikat SAP
SIM A atau SIM B

2. Pengalaman

Staff warehouse harus memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang warehouse dan logistik, dengan posisi yang relevan dengan pekerjaannya, seperti:

Operator Gudang
Admin Gudang

Staff warehouse juga harus memiliki portofolio atau referensi yang menunjukkan prestasi dan kinerjanya di bidang warehouse dan logistik, yaitu:

Sertifikat Penghargaan
Surat Rekomendasi
Testimoni Pelanggan
Laporan Kinerja

Pengalaman yang cukup akan membantu staff warehouse dalam menghadapi berbagai macam situasi dan tantangan yang mungkin terjadi dalam pekerjaannya, serta meningkatkan kepercayaan dan kinerjanya.

3. Kemampuan (Kompetensi)

Staff warehouse harus memiliki kemampuan yang sesuai dengan tuntutan dan tanggung jawab pekerjaannya, seperti:

Kemampuan Fisik, yaitu mampu melakukan aktivitas fisik yang berat dan berulang, seperti mengangkat, memindahkan, atau menata barang, serta mampu bekerja dalam kondisi yang panas, dingin, atau lembab.
Kemampuan Mental, yaitu mampu melakukan aktivitas mental yang rumit dan detail, seperti menghitung, mengukur, atau menganalisis data, serta mampu bekerja dalam kondisi yang tekanan, cepat, atau berubah-ubah.
Kemampuan Teknis, yaitu mampu menggunakan alat atau peralatan yang berkaitan dengan pekerjaannya, seperti forklift, barcode scanner, atau software inventory, serta mampu memperbaiki atau mengganti alat atau peralatan yang rusak atau aus.
Kemampuan Komunikasi, yaitu mampu berkomunikasi dengan baik dan efektif dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proses operasional gudang, seperti atasan, rekan kerja, pemasok, atau pelanggan, serta mampu menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan tepat.
Kemampuan Kerjasama, yaitu mampu bekerja sama dengan baik dan harmonis dengan tim atau kelompok yang terdiri dari orang-orang yang berbeda latar belakang, karakter, atau tujuan, serta mampu memberi dan menerima masukan, saran, atau kritik yang bersifat membangun.
Kemampuan Adaptasi, yaitu mampu menyesuaikan diri dengan baik dan cepat dengan lingkungan atau situasi yang baru atau berbeda, seperti perubahan aturan, jadwal, atau tugas, serta mampu mengatasi atau menghindari konflik, masalah, atau kesalahan yang mungkin terjadi.
Kemampuan Inisiatif, yaitu mampu berpikir dan bertindak secara mandiri dan proaktif tanpa harus menunggu perintah atau bantuan dari orang lain, serta mampu mencari dan menawarkan solusi, ide, atau saran yang bermanfaat bagi perusahaan.

Kemampuan yang sesuai akan membantu staff warehouse dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan benar, serta meningkatkan kualitas dan produktivitasnya.

Gaji Staff Warehouse

Staff warehouse memiliki gaji yang bervariasi tergantung pada berbagai macam faktor, yaitu:

Perusahaan, yaitu jenis, ukuran, atau reputasi perusahaan yang mempekerjakan staff warehouse, serta kebijakan atau standar gaji yang diterapkan oleh perusahaan tersebut.
Pendidikan, yaitu tingkat, jurusan, atau prestasi pendidikan yang dimiliki oleh staff warehouse, serta sertifikat atau lisensi yang berkaitan dengan pekerjaannya.
Pengalaman, yaitu lama, posisi, atau kinerja pengalaman yang dimiliki oleh staff warehouse, serta portofolio atau referensi yang menunjukkan prestasinya.
Kemampuan, yaitu tingkat, jenis, atau kualitas kemampuan yang dimiliki oleh staff warehouse, serta sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh staff warehouse.
Lokasi, yaitu tempat, daerah, atau wilayah di mana staff warehouse bekerja, serta tingkat persaingan, permintaan, atau biaya hidup di lokasi tersebut.

Berdasarkan data dari situs Jobplanet, gaji rata-rata seorang staff warehouse di Indonesia adalah sekitar Rp 4.000.000 per bulan, dengan rentang antara Rp 2.500.000 hingga Rp 6.000.000 per bulan.

Namun demikian, ada juga perusahaan yang memberikan gaji tinggi untuk posisi jabatan staff warehouse di Indonesi, nominal nya di kisaran Rp 10.000.000 per bulan. Diantara perusahaan - perusahaan tersebut misalnya:

PT. Unilever Indonesia Tbk
PT. Indofood Sukses Makmur Tbk
PT. L’Oreal Indonesia
PT. Nestle Indonesia

Tantangan dan Peluang Staff Warehouse

Staff warehouse memiliki tantangan dan peluang yang harus dihadapi dan dimanfaatkan dengan baik. Tantangan dan peluang tersebut antara lain:

1. Tantangan

Staff warehouse harus menghadapi berbagai tantangan yang mungkin menghambat atau mengganggu pekerjaannya, seperti:

Persaingan, yaitu adanya banyak orang yang memiliki kualifikasi dan kemampuan yang sama atau lebih baik daripada staff warehouse, sehingga staff warehouse harus bersaing untuk mendapatkan atau mempertahankan pekerjaannya.
Teknologi, yaitu adanya perkembangan dan perubahan teknologi yang berpengaruh terhadap proses operasional gudang, sehingga staff warehouse harus belajar dan menguasai teknologi yang baru atau lebih canggih.
Risiko, yaitu adanya kemungkinan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan atau tidak terduga yang berdampak negatif terhadap pekerjaan staff warehouse, seperti kecelakaan, kebakaran, pencurian, atau bencana alam.
Stres, yaitu adanya tekanan atau beban yang timbul dari pekerjaan staff warehouse, seperti target, deadline, tanggung jawab, atau konflik, yang dapat mempengaruhi kesehatan atau kesejahteraan staff warehouse.

Staff warehouse harus mampu mengatasi atau menghindari tantangan-tantangan tersebut dengan cara yang tepat dan bijak, seperti:

Meningkatkan kualifikasi dan kemampuan diri, yaitu dengan belajar, berlatih, atau mengikuti pelatihan yang berkaitan dengan bidang warehouse dan logistik, serta mendapatkan sertifikat atau lisensi yang dapat menambah nilai diri.
Menyesuaikan diri dengan teknologi, yaitu dengan mempelajari dan menguasai alat atau peralatan yang baru atau lebih canggih yang digunakan dalam pekerjaan staff warehouse, serta mengikuti perkembangan dan perubahan teknologi yang terjadi.
Mencegah dan mengurangi risiko, yaitu dengan menerapkan standar keselamatan dan keamanan yang berlaku di gudang, serta melakukan pemeriksaan dan perawatan secara rutin terhadap gudang, barang, dan alat atau peralatan yang digunakan.
Mengelola dan mengatasi stres, yaitu dengan menjaga kesehatan fisik dan mental, serta mencari cara yang positif dan produktif untuk melepaskan atau mengurangi stres, seperti berolahraga, atau berlibur.

2. Peluang

Staff warehouse harus memanfaatkan berbagai macam peluang yang mungkin bisa mendukung atau meningkatkan pekerjaannya, seperti:

Karir

Yaitu adanya kesempatan atau jenjang untuk naik pangkat atau jabatan di bidang warehouse dan logistik, sehingga staff warehouse dapat memiliki posisi yang lebih tinggi atau lebih baik, yaitu:

Supervisor Warehouse
Koordinator Warehouse
Manager Warehouse
Direktur Warehouse

Penghasilan

Yaitu adanya kesempatan atau insentif untuk mendapatkan penghasilan yang lebih besar atau lebih baik dari pekerjaan staff warehouse, seperti:

Bonus
Tunjangan
Kenaikan Gaji

Pengembangan

Yakni adanya kesempatan atau fasilitas untuk mengembangkan diri atau pekerjaan staff warehouse, seperti misalnya:

Pelatihan
Seminar
Workshop
Sertifikasi

Kepuasan

Yaitu adanya kesempatan atau manfaat untuk mendapatkan kepuasan atau kebahagiaan dari pekerjaan staff warehouse, seperti:

Prestasi
Penghargaan
Reputasi
Hubungan

Dengan demikian, seorang Staff warehouse harus mampu menangkap atau menciptakan peluang-peluang tersebut dengan cara yang kreatif dan inovatif, contohnya:

1. Meningkatkan kinerja dan kualitas diri, yaitu dengan bekerja keras, cerdas, dan tuntas, serta menunjukkan hasil yang baik dan memuaskan kepada atasan, rekan kerja, pemasok, atau pelanggan.

2. Membangun jaringan dan hubungan, yaitu dengan berkomunikasi, berinteraksi, dan bekerja sama dengan baik dan harmonis dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proses operasional gudang, serta mencari dan memberi bantuan, masukan, saran, atau kritik yang bersifat membangun.

3. Mencari dan menawarkan solusi, ide, atau saran, yaitu dengan berpikir dan bertindak secara mandiri dan proaktif, serta mencari dan menawarkan solusi, ide, atau saran yang bermanfaat bagi perusahaan, seperti:

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas gudang
Menghemat biaya dan sumber daya gudang
Meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan
Meningkatkan keselamatan dan keamanan gudang

Kesimpulan

Staff warehouse merupakan salah satu profesi yang sangat penting dalam industri warehouse (pergudangan) dan logistik.