Sistem Manajemen Inventaris: Apa, Mengapa, dan Bagaimana

Persediaan adalah kumpulan bahan mentah dan komponen yang digunakan untuk proses produksi atau barang jadi yang disimpan untuk dijual kembali. Persediaan merupakan salah satu komponen utama dari modal kerja sebuah bisnis dan harus dikelola dengan hati-hati.

Manajemen inventaris yang baik sangat penting, karena jika tingkat inventaris terlalu rendah, akan menimbulkan biaya pembelian mendesak yang tinggi dan kehilangan kesempatan bisnis; jika terlalu tinggi, akan menimbulkan risiko barang menjadi usang, dicuri, atau rusak dan mengikat dana tunai yang berharga dalam persediaan.

Oleh karena itu, Sistem Manajemen Inventaris adalah bidang penting dalam manajemen bisnis modern.

Apa itu Sistem Manajemen Inventaris?

Sistem Manajemen Inventaris adalah sistem yang mengatur stok dalam bisnis. Sistem ini melacak perpindahan barang sepanjang rantai pasokan dengan tahapan seperti berikut ini:

• Pengajuan faktur oleh departemen pembelian;
• Penerimaan barang dari pemasok di gudang;
• Pengkodean dan penyimpanan barang di berbagai bagian dan lokasi di gudang;
• Pengiriman barang ke pusat-pusat produksi atau toko-toko ritel, tergantung pada jenisnya;
• Pencatatan dan penilaian retur penjualan;
• Pencatatan dan penilaian barang yang hilang atau rusak dalam perjalanan;
• Dan akhirnya, penilaian dan pelaporan jumlah dan nilai persediaan yang tersedia pada akhir periode tertentu atau setiap tahun untuk semua kategori barang.

Apa Tujuan Utama dari Manajemen Persediaan?

Tujuan utama dari manajemen persediaan adalah untuk mengelola persediaan perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan, menghindari kerugian, dan menghemat biaya. 

Berikut ini adalah ulasan singkatnya:

1. Mengelola Inventaris

Mengelola inventaris (persediaan) perusahaan berarti melakukan proses pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan barang-barang yang dimiliki perusahaan, baik itu bahan baku, barang setengah jadi, maupun barang jadi. 

Proses ini melibatkan beberapa tahapan, seperti:

• Identifikasi kebutuhan barang atau bahan yang diperlukan untuk produksi atau penjualan.
• Seleksi vendor atau supplier yang dapat menyediakan barang atau bahan dengan kualitas, harga, dan waktu yang sesuai.
• Kirim permintaan pembelian atau purchase order kepada vendor atau supplier yang dipilih.
• Terima barang atau bahan yang dipesan dan lakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitasnya.
• Simpan barang atau bahan di tempat yang aman dan teratur, serta lakukan pencatatan dan pelacakan stoknya.
• Gunakan barang atau bahan sesuai dengan kebutuhan produksi atau penjualan, dan lakukan pengurangan stok secara berkala.
• Jual barang atau bahan yang sudah jadi kepada pelanggan, dan lakukan penagihan dan pembayaran.

2. Efisiensi Manajemen Inventaris

Mengelola inventaris (persediaan) perusahaan dengan cara yang efisien berarti memilih waktu, jumlah, dan alternatif yang tepat dalam pemesanan barang, sehingga dapat mengurangi biaya pemesanan dan penyimpanan. 

Mengelola inventaris secara efisien dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Menganalisis permintaan dan penawaran pasar, serta memperkirakan kebutuhan barang atau bahan di masa depan.
• Menghitung jumlah optimal yang harus dipesan dengan menggunakan metode seperti Economic Order Quantity (EOQ) atau Just-in-Time (JIT).
• Menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan dengan menggunakan metode seperti Reorder Point (ROP) atau Periodic Review System (PRS).
• Mencari alternatif pemesanan yang lebih murah, cepat, atau fleksibel, seperti e-procurement, dropshipping, atau outsourcing.

3. Efisiensi Manajemen Inventaris

Mengelola persediaan perusahaan dengan cara yang efektif berarti memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, sambil tetap menghindari kelebihan persediaan yang bisa menyebabkan biaya yang tidak perlu. 

Efisiensi manajemen inventaris (persediaan) dapat dilakukan dengan cara:

1. Menyesuaikan tingkat persediaan dengan permintaan yang fluktuatif, seperti musiman, siklikal, atau tidak terduga.
2. Menyimpan safety stock atau persediaan cadangan untuk mengantisipasi situasi darurat, seperti keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau lonjakan permintaan.
3. Menggunakan metode FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) untuk mengurangi risiko barang menjadi usang, kedaluwarsa, atau rusak.
4. Melakukan quality control atau pengawasan kualitas secara rutin untuk memastikan barang yang disimpan atau dikirim sesuai dengan standar yang ditetapkan.

4. Mengelola Inventaris dengan Baik

Dengan mengelola inventaris (persediaan) perusahaan dengan baik, perusahaan dapat mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran, menjaga kualitas barang, mendapatkan diskon dari supplier, mengurangi risiko keterlambatan pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Mengelola inventaris dengan baik akan memberikan banyak manfaat untuk perusahaan, antara lain:

• Meningkatkan arus kas dan profitabilitas perusahaan, karena dapat menghemat biaya operasional, mengurangi kerugian, dan meningkatkan pendapatan.
• Meningkatkan loyalitas dan retensi pelanggan, karena dapat memberikan pelayanan yang cepat, tepat, dan memuaskan.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan, karena dapat mengoptimalkan proses produksi, pembelian, dan distribusi.
• Meningkatkan reputasi dan citra perusahaan, karena dapat menunjukkan kinerja dan kualitas yang baik.

Mengapa Sistem Manajemen Inventaris Penting?

Sistem Manajemen Inventaris penting karena dapat memberikan manfaat berikut untuk bisnis:

• Stok yang cukup untuk semua kategori bahan baku penting - tidak ada situasi ‘kehabisan stok’ dan kehilangan bisnis dan pelanggan
• Respons yang cepat terhadap perubahan permintaan pasar dengan menyimpan barang-barang yang laku dan menghapus barang-barang yang kurang laku.
• Menghitung kebutuhan modal kerja dengan menghitung rasio perputaran persediaan yang dikombinasikan dengan rasio perputaran piutang dan hutang serta periode kredit, mengeluarkan dana tepat waktu untuk kelancaran bisnis.
• Pemahaman yang baik tentang jumlah unit persediaan dan kontrol yang lebih baik atas seluruh rantai pasokan, mengatur pemeriksaan mendadak dan penghitungan inventaris acak, dan menyesuaikan hasilnya dengan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.
• Informasi tentang tingkat stok yang rendah dan waktu yang tepat untuk memesan dari pemasok sambil menjaga jumlah minimum barang tersebut.

Bagaimana Cara Mengimplementasikan Sistem Manajemen Inventaris?

Untuk mengimplementasikan Sistem Manajemen Inventaris, bisnis perlu melakukan langkah-langkah berikut:

• Menentukan tujuan dan sasaran dari sistem manajemen inventaris, seperti mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, atau meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Memilih metode dan teknik manajemen inventaris yang sesuai dengan jenis dan karakteristik barang, seperti metode ABC, EOQ, JIT, atau MRP.
• Memilih perangkat lunak dan peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung sistem manajemen inventaris, seperti barcode scanner, RFID, atau software ERP.
• Melatih dan mengedukasi karyawan tentang cara menggunakan sistem manajemen inventaris dengan benar dan efektif, serta memberikan insentif dan umpan balik.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja sistem manajemen inventaris secara berkala, serta melakukan penyesuaian dan perbaikan jika diperlukan.

Kesimpulan

Sistem Manajemen Inventaris adalah sistem yang mengatur stok dalam bisnis. Sistem ini penting karena dapat memberikan manfaat seperti mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Untuk mengimplementasikan sistem manajemen inventaris, bisnis perlu menentukan tujuan dan sasaran, memilih metode dan teknik, memilih perangkat lunak dan peralatan, melatih dan mengedukasi karyawan, dan mengawasi dan mengevaluasi kinerja sistem.

Pertanyaan Umum

1. Apa yang dimaksud dengan persediaan dalam bisnis?

Persediaan adalah kumpulan bahan mentah dan komponen yang digunakan untuk proses produksi atau barang jadi yang disimpan untuk dijual kembali.

2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Manajemen Inventaris?

Sistem Manajemen Inventaris adalah sistem yang mengatur stok dalam bisnis. Sistem ini melacak perpindahan barang sepanjang rantai pasokan dengan tahapan tertentu.

3. Apa saja manfaat dari Sistem Manajemen Inventaris?

Manfaat dari Sistem Manajemen Inventaris antara lain adalah mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Apa saja metode dan teknik manajemen inventaris yang umum digunakan?

Beberapa metode dan teknik manajemen inventaris yang umum digunakan adalah metode ABC, EOQ, JIT, dan MRP.

5. Apa saja perangkat lunak dan peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung Sistem Manajemen Inventaris?

Beberapa perangkat lunak dan peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung Sistem Manajemen Inventaris adalah barcode scanner, RFID, dan software ERP.

Sumber Referensi:

• https://www.sap-express.id/blog/manajemen-inventory/
• https://www.hashmicro.com/id/blog/mengoptimalkan-manajemen-persediaan/
• https://komerce.id/blog/manajemen-persediaan/