Operasi Gudang: Apa itu dan Bagaimana Cara Mengoptimalkannya?

Operasi gudang adalah proses yang melibatkan pengelolaan barang, inventaris, peralatan, dan tenaga kerja di dalam gudang. 

Operasi gudang bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang disimpan di gudang dapat diakses dengan mudah, aman, dan efisien. Operasi gudang juga berkaitan dengan pengiriman barang dari gudang ke pelanggan atau pemasok.

Operasi gudang yang baik sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, dan kepuasan pelanggan. Sebaliknya, operasi gudang yang buruk dapat menyebabkan kerugian waktu, uang, dan sumber daya. 

Apa Saja Fungsi Gudang?

Sebelum berbicara tentang operasi gudang, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa fungsi gudang, supaya kita lebih mudah dalam memahami pembahasan tentang operasi gudang.

Fungsi gudang adalah sebagai berikut:

1. Penyimpanan

Gudang adalah lokasi yang dapat melindungi barang-barang dari kerusakan atau kehilangan, khususnya untuk produk yang memerlukan situasi khusus, seperti pengaturan suhu atau ruangan tertutup.

2. Transportasi

Gudang berfungsi sebagai tempat penghubung antara produsen dan konsumen, memfasilitasi proses pengiriman barang yang lebih cepat dan efisien. Gudang juga bisa membantu mengurangi biaya transportasi dengan membeli bahan dalam skala besar dan mengirimkannya dalam jumlah kecil sesuai permintaan.

3. Pemenuhan Pesanan

Gudang berfungsi sebagai tempat pemrosesan pesanan yang penting dalam siklus rantai pasokan dan distribusi perusahaan.Ini meliputi aktivitas seperti penerimaan pesanan, validasi, seleksi barang, pengepakan pesanan, penandaan dan dokumen, pemilahan pesanan, pengantaran pesanan, pemantauan pesanan, dan laporan.

4. Manajemen Persediaan

Gudang berfungsi sebagai tempat pengelolaan persediaan barang, yang melibatkan aktivitas seperti penghitungan, pengukuran, pengecekan, pengaturan, dan penghapusan barang. 

Gudang juga bisa membantu mengkoordinasikan antara penawaran dan permintaan, dengan menyimpan barang ketika produksi melebihi permintaan atau mengeluarkan barang ketika permintaan melebihi produksi.

5. Layanan Penambahan Nilai

Gudang berfungsi sebagai tempat peningkatan nilai produk, dengan melakukan aktivitas seperti perakitan, perbaikan, modifikasi, pengujian, atau pemasangan produk. Gudang juga bisa memberikan layanan tambahan seperti konsultasi, pelatihan, atau garansi kepada konsumen.

Operasi Gudang

Beberapa masalah yang bisa muncul akibat dari operasi gudang yang buruk, yaitu:

• Kesalahan dalam penerimaan, penyimpanan, pengepakan, dan pengiriman barang
• Kerusakan atau kehilangan barang akibat dari terjadinya pencurian, kebakaran, atau bencana alam
• Kekurangan atau kelebihan stok barang
• Kesulitan dalam melacak lokasi atau status barang
• Biaya operasional yang tinggi akibat dari penggunaan ruang, peralatan, atau tenaga kerja yang tidak efektif dan efisien
• Kepatuhan yang rendah terhadap standar kesehatan, keselamatan, dan lingkungan kerja

Untuk menghindari masalah-masalah tersebut, Kamu perlu mengoptimalkan operasi gudang dengan menerapkan cara-cara seperti berikut ini:

Merencanakan Tata Letak dan Desain Gudang yang Efisien

Tata letak (Layout) dan desain gudang yang efisien dapat mempengaruhi kecepatan, akurasi, dan biaya operasi gudang. Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut:

• Ukuran, bentuk, dan kapasitas gudang
• Jenis, jumlah, dan dimensi barang yang disimpan di dalam gudang
• Frekuensi, volume, dan arah aliran barang masuk dan keluar gudang
• Jenis, jumlah, dan spesifikasi peralatan yang digunakan untuk mengangkut, menyimpan, atau mengambil barang di gudang
• Jumlah, keterampilan, dan penugasan tenaga kerja yang bertanggung jawab atas operasi gudang
• Persyaratan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan yang harus dipenuhi

Kamu dapat menggunakan prinsip-prinsip berikut ini untuk merencanakan tata letak dan desain gudang yang efektif dan efisien, yaitu:

• Meminimalkan jarak dan waktu yang diperlukan untuk mengangkut, menyimpan, atau mengambil barang
• Memaksimalkan penggunaan ruang vertikal dan horizontal di dalam gudang
• Mengelompokkan barang yang sering diminta bersama-sama atau dekat dengan pintu keluar gudang
• Menggunakan sistem penomoran, pelabelan, atau barcode untuk mengidentifikasi dan melacak barang
• Menggunakan peralatan yang sesuai dengan jenis dan berat barang
• Menyediakan ruang yang cukup untuk berjalan, berputar, atau bermanuver bagi peralatan dan tenaga kerja
• Menyediakan ventilasi, pencahayaan, dan suhu yang nyaman bagi barang dan tenaga kerja
• Menyediakan fasilitas keamanan, kebakaran, dan darurat yang memadai

Mengimplementasikan Sistem Manajemen Gudang yang Canggih

Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management System atau WMS) adalah perangkat lunak yang dapat membantu untuk mengotomatisasi, mengintegrasikan, dan mengoptimalkan operasi gudang. 

Sistem manajemen gudang dapat memberikan manfaat, antara lain:

• Meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengepakan, pengiriman, atau penerimaan barang
• Mengurangi kesalahan, kerusakan, atau kehilangan barang
• Mengontrol dan mengelola inventaris barang dengan lebih baik
• Memantau dan menganalisis kinerja operasi gudang
• Menghemat biaya operasional gudang

Kamu dapat memilih sistem manajemen gudang yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Beberapa jenis sistem manajemen gudang yang tersedia di pasaran, antara lain:

1. Sistem Manajemen Gudang Berbasis Cloud

Sistem ini menggunakan internet untuk menyimpan dan mengakses data operasi gudang. Sistem ini memiliki keunggulan seperti biaya rendah, fleksibilitas, skalabilitas, dan kemudahan dalam upgrade dan pembaruan. 

Namun demikian, sistem ini juga memiliki kelemahan seperti ketergantungan pada koneksi internet, risiko keamanan data, dan keterbatasan fitur.

2. Sistem Manajemen Gudang Berbasis On-premise

Sistem ini menggunakan server dan perangkat keras yang terpasang di lokasi gudang. Sistem ini memiliki keunggulan seperti kontrol penuh, keamanan data, dan kustomisasi fitur. 

Namun demikian, sistem ini juga memiliki kelemahan seperti biaya tinggi, keterbatasan ruang, dan kesulitan dalam pembaruan.

3. Sistem Manajemen Gudang Berbasis Hybrid

Sistem ini menggabungkan sistem berbasis cloud dan on-premise. Sistem ini memiliki keunggulan seperti fleksibilitas, keamanan, dan kinerja. Namun, sistem ini juga memiliki kelemahan seperti kompleksitas, biaya, dan integrasi.

Melakukan Pemeliharaan dan Peningkatan Berkala

Pemeliharaan dan peningkatan berkala adalah proses yang bertujuan untuk menjaga kondisi dan kualitas gudang, barang, peralatan, dan tenaga kerja. 

Pemeliharaan dan peningkatan berkala dapat membantu Kamu menghindari masalah yang dapat mengganggu operasi gudang, misalnya:

• Kerusakan atau keausan gudang, barang, atau peralatan
• Kecelakaan atau cidera yang dialami oleh tenaga kerja
• Penurunan produktivitas atau motivasi tenaga kerja
• Perubahan permintaan atau persaingan pasar

Kamu dapat melakukan pemeliharaan dan peningkatan berkala dengan cara-cara berikut ini:

• Melakukan inspeksi rutin untuk memeriksa kondisi gudang, barang, atau peralatan
• Melakukan perbaikan, penggantian, atau pembaharuan gudang, barang, atau peralatan yang rusak atau usang
• Melakukan pembersihan, penyortiran, atau penghapusan gudang, barang, atau peralatan yang tidak terpakai atau tidak perlu
• Melakukan pelatihan, pengembangan, atau penilaian tenaga kerja untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, atau kinerja mereka
• Melakukan survei, riset, atau evaluasi untuk mengukur kepuasan, kebutuhan, atau preferensi pelanggan atau pemasok

Kesimpulan

Operasi gudang merupakan proses yang sangat penting untuk menjaga kelancaran bisnis. Operasi gudang yang baik dapat memberikan keuntungan seperti produktivitas, kualitas, dan kepuasan pelanggan yang tinggi. 

Sebaliknya, operasi gudang yang buruk dapat menimbulkan kerugian seperti waktu, uang, dan sumber daya yang terbuang percuma.

Untuk mengoptimalkan operasi gudang, Kamu perlu merencanakan tata letak dan desain gudang yang efisien, mengimplementasikan sistem manajemen gudang yang canggih, dan melakukan pemeliharaan dan peningkatan berkala. Dengan demikian, Kamu dapat meningkatkan kinerja dan daya saing bisnis.

Sumber referensi:

• https://www.logiwa.com/